Política de Privacidade

1. Controlador e encarregado

REGULARIZE E TOPOS LTDA, CNPJ 51.267.959/0001-29, Rua Rio Grande do Norte, 1435, sala 708, Savassi, Belo Horizonte/MG, CEP 30.130-138, é a controladora dos dados pessoais tratados no emdia. Encarregado (DPO): Robson Inácio Vieira (Encarregado de Proteção de Dados — DPO) — contato@regularize.eng.br.

Quando um estabelecimento cadastra dados de seus funcionários, responsáveis técnicos, signatários ou terceiros, o estabelecimento é o controlador desses dados e a Regularize atua como operadora, nos termos do Acordo de Tratamento de Dados (DPA).

2. Dados que tratamos

• Conta: nome, e-mail, telefone/WhatsApp, CPF (opcional, para assinatura), rubrica desenhada (opcional), data e contagem de acessos.
• Estabelecimento: razão social, CNPJ/CPF, endereço, telefones, responsáveis técnico e legal (nome, conselho, CPF), logo, perfil operacional (ambientes, equipe, rotinas, equipamentos, empresas terceirizadas).
• Documentos: POPs, manuais, PGRSS, registros, treinamentos (participantes: nome, e-mail, CPF), documentos de conformidade e arquivos anexados.
• Assinaturas eletrônicas: nome, cargo, CPF, e-mail, rubrica, código de verificação, data/hora, endereço IP, navegador (user agent), localização informada, hash do documento e eventos do link.
• Auditoria: quem fez o quê e quando (ação, registro, data/hora, IP, navegador).
• Pagamento: identificação da cobrança e status do plano, recebidos do Asaas. Não armazenamos dados de cartão.
• Técnicos: logs de acesso e de erro necessários à segurança e ao funcionamento.

3. Finalidades e bases legais

• Prestar o Serviço, gerar documentos, colher assinaturas e manter a conta — execução de contrato (art. 7º, V).
• Comprovar autoria e integridade de assinaturas e manter trilha de auditoria — cumprimento de obrigação legal/regulatória e exercício regular de direitos (art. 7º, II e VI).
• Enviar e-mails transacionais (convites, códigos, lembretes de assinatura, vencimento do plano) — execução de contrato e legítimo interesse (art. 7º, IX).
• Falar com quem criou a conta sobre implantação, suporte e situação do cadastro, inclusive por telefone ou WhatsApp — legítimo interesse (art. 7º, IX).
• Segurança, prevenção a fraudes e melhoria do Serviço — legítimo interesse, com avaliação de impacto quando cabível.
• Processar pagamentos — execução de contrato.
• Comunicações comerciais sobre novos recursos — consentimento, revogável a qualquer momento.

Não vendemos dados pessoais. Os conteúdos enviados aos modelos de IA são usados apenas para gerar a resposta daquela solicitação; não autorizamos seu uso para treinamento pelos provedores.

4. Compartilhamento e suboperadores

Compartilhamos dados apenas com provedores necessários à prestação do Serviço, sob contrato e com obrigações de segurança e confidencialidade:

• Base44 (Wix.com Ltd.) — Hospedagem do aplicativo, banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos (Estados Unidos / União Europeia).
• Anthropic PBC — Modelos de inteligência artificial que redigem e revisam os documentos (recebem apenas o conteúdo do documento e o perfil operacional; nunca senhas) (Estados Unidos).
• Asaas Gestão Financeira S.A. — Processamento de pagamentos, cobrança recorrente e emissão de nota fiscal da assinatura (Brasil).
• Provedor de e-mail transacional do Base44 — Envio de convites, códigos de verificação e links de assinatura (Estados Unidos / União Europeia).

Também compartilhamos quando exigido por lei, ordem judicial ou autoridade competente, e com os usuários que o dono do estabelecimento convidou (limitado ao papel atribuído). Documentos podem ser exibidos a terceiros por meio do código público de verificação de assinatura, mostrando apenas o necessário para confirmar a autenticidade.

5. Transferência internacional

Alguns suboperadores armazenam ou processam dados fora do Brasil (Estados Unidos e União Europeia). A transferência ocorre com base em cláusulas contratuais e nas demais hipóteses do art. 33 da LGPD.

6. Segurança

• isolamento por estabelecimento com regras de acesso aplicadas no servidor (cada registro carrega quem pode ler e editar);
• arquivos enviados armazenados de forma privada e acessados por links assinados temporários;
• assinaturas com hash SHA-256 do conteúdo, código por e-mail e trilha de eventos imutável;
• log de auditoria que usuários não podem alterar nem apagar;
• backups automáticos semanais e lixeira de 30 dias;
• transporte cifrado (HTTPS) e autenticação gerida pela plataforma Base44.

Nenhum sistema é infalível. Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco relevante, comunicaremos os titulares afetados e a ANPD nos termos do art. 48 da LGPD.

7. Retenção

• Dados da conta e dos estabelecimentos: enquanto a conta estiver ativa e por até 90 dias após o vencimento do plano.
• Itens excluídos: 30 dias na lixeira, depois apagados.
• Documentos assinados, trilhas de assinatura e log de auditoria: 5 anos após a exclusão da conta ou do estabelecimento, inacessíveis aos usuários, apenas para obrigações legais e defesa de direitos.
• Registros de aceite destes documentos: 5 anos após o fim da relação.
• Dados de pagamento: prazos fiscais aplicáveis (5 anos).

8. Seus direitos

Você pode, a qualquer momento: confirmar a existência de tratamento; acessar, corrigir, anonimizar, bloquear ou eliminar dados; obter a portabilidade (Backup e dados → Exportar tudo entrega tudo em ZIP); revogar consentimentos; e se opor a tratamentos baseados em legítimo interesse.

Solicitações podem ser feitas pelas próprias telas do Serviço ou pelo e-mail contato@regularize.eng.br. Respondemos em até 15 dias. Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

A exclusão da conta é feita em Configurações → Excluir minha conta, com a descrição exata do que é apagado e do que é retido por obrigação legal.

9. Cookies e armazenamento local

Usamos apenas o necessário para o funcionamento: token de sessão, estabelecimento ativo, rascunhos não enviados e preferências de tela, guardados no seu navegador. Não usamos cookies de publicidade nem rastreamento entre sites.

10. Alterações

Esta Política pode ser atualizada. A versão e a data estão no topo. Mudanças relevantes exigem novo aceite no Serviço.